Kwaliteit
Wanneer is het projectresultaat goed genoeg? Daarover zullen de beelden en verwachtingen uiteenlopen.
Het is een veel voorkomende valkuil; als het eindresultaat wordt opgeleverd, blijkt ineens dat de ambtelijk of bestuurlijk opdrachtgever of de gebruiker toch een andere verwachting had. Doodzonde en makkelijk te voorkomen door in de definitiefase van het project de kwaliteitscriteria helder te formuleren.
Stel, er wordt een nieuwe beleidsnota gerealiseerd. Is deze dan opgemaakt in een boekwerk of volstaat een Word bestand? Op welk taalniveau moeten de teksten zijn geschreven? En moet het document toegankelijk zijn voor blinden en slechtzienden?
Het vooraf opstellen van kwaliteitscriteria en de toepassing van bestaande kwaliteitscriteria vragen dus aandacht. Ook denkt het projectteam na welke kwaliteitsnormen geaccepteerd zijn en hoe je kunt vaststellen of deze worden gerealiseerd. Vaak worden deze criteria relevant richting oplevering van het eindresultaat en overdracht naar de gebruiker of eigenaar. Is hier vooraf niet voldoende over nagedacht, dan is dit achteraf vaak slecht te herstellen.
Beheersinstrumenten kunnen verschillende vormen aannemen. Vaak volstaat het beschrijven van kwaliteitscriteria en normen. Maar ook testrondes, reviews, audits of een toets/overdrachtsprocedure zijn beproefde instrumenten om de kwaliteit van het eindresultaat te kunnen garanderen.
De gouden driehoek
Bovenstaande drie beheersaspecten (tijd, geld en kwaliteit) hangen sterk met elkaar samen. Wanneer een opdrachtgever een kortere doorlooptijd wenst, dan kan dit bijvoorbeeld opgelost worden door extra menskracht in te kopen of de kwaliteit van het eindresultaat te verlagen.
Tip: Een gewaarschuwd mens telt voor twee: bijstelling van de projectopdracht heeft altijd consequenties voor tijd, geld en/of kwaliteit. De verhoudingen binnen de driehoek willen dus nog weleens wijzigen. Het projectteam zal met de opdrachtgever het ‘spel’ van deze driehoek moeten spelen.