Tijd

Projectmatig werken kenmerkt zich door een sterke focus op het eindresultaat. Je bedenkt vooraf met elkaar wat de best denkbare weg is naar dit eindresultaat. Door te plannen organiseer je zicht en grip op deze weg. En op de afspraken die het projectteam hierover maakt met de opdrachtgever.

Met een planning laat het projectteam zien wat de doorlooptijd van de activiteiten is en wanneer het eindresultaat is bereikt.

Activiteiten zijn gekoppeld aan inzet van mensen (capaciteit) en geld. Heb je de activiteiten eenmaal in beeld? Dan ligt de capaciteitsplanning en financiële planning voor het oprapen. Wanneer inzet van personeel aan de kosten van een project moet worden toegerekend, met urenschrijven als verantwoording, neemt het belang van goede capaciteitsplanningen toe. Koppel activiteiten in je planning aan doorlooptijd, kosten én capaciteit en je hebt drie belangrijke beheeraspecten in beeld, voor de prijs van één.

Een planning maakt het projectteam tijdens de definitiefase van het project. Vaak tijdens of kort na een projectstart-up. Starten met de uitvoering van een project zonder planning, is als vliegen met één vleugel. Niet aan te bevelen dus. De opdrachtgever zal het hiermee eens zijn.

Het opstellen van een planning verloopt volgens een standaard systematiek. Hoe je activiteiten structureert en een planning opstelt, is beschreven in een korte handleiding in de toolbox. Hoe ingewikkelder de opgave, hoe belangrijker de toepassing hiervan. Maak er daarnaast een gezamenlijke oefening van. Dit levert meer betrokkenheid, verantwoordelijkheid en kwaliteit van de planning op. Twee weten tenslotte meer dan één. Bovendien helpt deze ervaring met het opstellen van een volgende planning. En bij het herkennen en toepassen van standaard doorlooptijden of benodigde capaciteit.

Bij aanbestedingen bijvoorbeeld. Zo wordt de belangrijkste tool die tot je beschikking staat, de kennis en ervaring van jou en je collega’s.