Toolbox Planning
Starten met de uitvoering van een project zonder planning, is als vliegen met één vleugel. Niet aan te bevelen dus.
Om je projectresultaat te bereiken bedenk je vooraf met elkaar wat de best denkbare weg is naar dit eindresultaat. Door te plannen organiseer je zicht en grip op deze weg. De projectplanning maakt het projectteam tijdens de definitiefase van het project en verloopt volgens een standaard systematiek. Je brengt samen de activiteiten in beeld en zet deze uiteen in de tijd. Maar let op: activiteiten zijn gekoppeld aan capaciteit en geld. Hier houd je dus rekening mee tijdens het maken van de planning. Hoe je dat doet? lees je hier.
Waarom een planning en wat heb je eraan?
Een projectplanning is van begin tot eind één van de belangrijkste instrumenten voor het beheersen van je project. Doe het samen en neem er de tijd voor! Je verdient deze tijd dubbel en dwars terug.
Een planning helpt je bij:
- Efficiënt inzetten van middelen (resourceplanning): Capaciteit, geld, doorlooptijd
- Risicomanagement
- Communiceren over het project: Opdrachtgever, Projectteam, Teammanager, Omgeving
- Monitoring van voortgang, verantwoording over voortgang, bijstellen van uitvoering
- Evalueren van het project en inzichten meenemen naar het volgende
De korte variant:
Voor het opstellen van een eenvoudige planning lees de instructie van de “Handout” onderaan deze pagina. Hiervoor staat een bijpassend sjabloon “snelle planning”.
De projectplanning opstellen in 10 stappen:
De instructie voor het opstellen van de planning in 10 stappen staat per stap op pagina 4 van de “Hand-out”. Deze is onderaan de pagina te vinden. Hiervoor zijn bijpassende sjablonen opgesteld in Excel en in MS Project (planningssoftware), maar net wat je voorkeur heeft.
Tip de planningsjablonen zijn: “Sjabloon en instructie Projectplanning Excel” “Planning MS project algemeen” “Planning MS project team gebiedsopgaven” “Planning MS project team projecten” in de toolkit planning
- Structureer resultaten en (hoofd)activiteiten (Work Breakdown Structure)
- Maak samenhang en volgorde tussen activiteiten zichtbaar (Netwerkdiagram/PERTdiagram)
- Bepaal de doorlooptijd die hoort bij deze activiteiten (Netwerkdiagram/PERTdiagram)
- Bepaal het kritieke pad: de snelst mogelijke route naar het eindresultaat (Netwerkdiagram/PERTdiagram)
- Zet kritieke taken van het kritische pad uit in de tijd (Gannt Chart)
- Vul de planning aan met alle tussenliggende taken (Gannt Chart)
- Bepaal hoeveel tijdsinzet de activiteiten kosten per week/weken (Resourceplanning)
- Bepaal hoeveel geld de activiteiten kosten per week/weken (Resourceplanning)
- Optimaliseer de planning (Resourceplanning)
- Stem af met de opdrachtgever (Het professionele gesprek (Gouden driehoek: tijd, geld, kwaliteit))
Tip: Per stap staat een uitgebreide instructie in de hand-out
De planning opgesteld en nu?
Doe de check:
Heb je een planning opgesteld check hem zeker op onderstaande punten:
- Komt de planning nu overeen met de meegegeven randvoorwaarden uit de projectopdracht?
- Hebben alle taakhouders in de planning hun bijdrage geleverd voor de activiteiten in de planning?
- Is er echt voldoende tijd, geld en capaciteit beschikbaar?
- Zijn de (bestuurlijke) beslismomenten/go-no go momenten opgenomen net als de eventuele duur daarvan (voorbereiding, agendering, bespreking aanpassing, etc.)?
- Zijn overige kaders/milestones uit de projectopdracht opgenomen? Zoals bijvoorbeeld raakvlakken en samenhang met andere projecten of een feestelijk moment bij oplevering van het resultaat?
- Is rekening gehouden met activiteiten voor afronding/overdracht en de (10% -/tussentijdse) evaluatie van het project?
Uitvoering:
Ga je van start, dan houd de planning je op koers. Hoe de planning je helpt tijdens de uitvoering lees je op pagina 17 van de “Handout”. Deze is onderaan deze pagina te vinden.
Evaluatie:
Resultaat opgeleverd? Dan helpt de planning bij de evaluatie van je project. Hoe de planning je helpt tijdens de evaluatie, lees je op pagina 18 van de “Handout”. Deze is onderaan deze pagina te vinden.
Belangrijke formats en/of documenten:
Hieronder staan alle documenten uit de toolbox planning.