Toolbox Financiën
Voor het slagen van een project spelen beschikbare capaciteit, planning en geld een belangrijke rol. Een project zal uitgevoerd moeten worden binnen een bepaald budget en binnen een bepaald tijdsbestek. Voor elk project dat er aan de voorkant al goed gekeken moet worden naar de beheersaspecten en de risico’s en dat de kaders en uitgangspunten zo vroeg mogelijk helder gesteld moeten worden. Hoe eerder in het project, hoe meer je nog kunt bijsturen.
Financiën in de projectfasen
Let op: Bij civiele projecten is de uitvoeringsfase opgeknipt in drie deelfasen. Voor andere type projecten geldt dat niet.
Tijdens de initiatiefase stel je een kostenraming op aan de hand van één van de twee standaard formats; kostenraming GREX of Kostenraming investeringen. Deze kosten ramingen maken onderdeel uit van de projectopdracht. Na goedkeuring van de projectopdracht wordt dit verwerkt in de P&C-documenten.
In de definitiefase wordt door de projectleider een projectplan opgesteld. Onderdeel hiervan is een projectbegroting. Deze is uitgebreider en specifieker dan de kostenraming en opgedeeld in kwartalen.
Een project gaat pas van start bij een goedgekeurd en afgetekend projectplan en dus ook bij een overeengekomen projectbegroting. Indien de begroting afwijkt van de kostenraming, is het aan de opdrachtgever om dit door te geven bij de kwartaalupdate en dit te verwerken bij het eerstvolgende P&C document.
Nadat in de definitiefase duidelijk is geworden wat het projectdoel is wordt nu bepaald hoe de oplossing eruit komt te zien. Aan het eind van deze fase is er precies duidelijk wat er wordt opgeleverd. Hierbij wordt ook een bijgewerkte planning van tijd en geld opgesteld. Wijkt dit af van de huidige begroting wordt dit in het eerstvolgende P&C product verwerkt.
In deze fase wordt vastgelegd hoe het ontwerp het beste gerealiseerd kan worden. Belangrijks hierin is dat er goed wordt nagedacht voor een probleemloze realisatie. Hierbij wordt ook een bijgewerkte planning van tijd en geld opgesteld. Wijkt dit af van de huidige begroting wordt dit in het eerstvolgende P&C product verwerkt.
Hoe beter de voorbereidingen zijn getroffen, hoe minder de kans op onaangename verrassingen gedurende de realisatie van het project. Gedurende de looptijd van een project houdt de projectleider de voortgang bij. Zowel de planning als de financiële middelen. Ieder kwartaal stelt hij/zij een kwartaalrapportage op en verstrekt deze aan de ambtelijk opdrachtgever. Elk kwartaal wordt er een update van de planning verstrekt voor de overall capaciteitsplanning. De projectleider houdt dus zowel de totale financiën bij (door middel van voortgangsrapportage en het opstellen van een nacalculatie), als de urenbesteding van het project. De ambtelijk opdrachtgever is zo in staat om tijdig te kunnen bijsturen.
Aan het einde van het project wordt het project geëvalueerd. Onderdeel van deze evaluatie is ook het onderdeel financiën. Hierbij gaat het om de totale kosten, maar ook om de urenbesteding. Deze input wordt gebruikt om uiteindelijk een % interne kosten (uren) te kunnen bepalen voor de verschillende typen projecten binnen de gemeente. Ook worden de analyses gebruikt om te beoordelen hoe groot de post “onvoorzien” in de projectbegroting moet zijn.