Wanneer kies je voor een projectmatige aanpak?
Je kiest voor een projectmatige aanpak wanneer de opdracht:
- Gericht is op het realiseren van een vooraf bepaald resultaat (tastbaar, zichtbaar)
- bijvoorbeeld: een nieuw beleidsdocument met hoofdstuk A, B, C
- Een unieke opgave is, het is (deels) nog niet eerder gedaan;
- Urgent en belangrijk is;
- Een duidelijk begin en einde heeft (tijdelijk);
- Team overstijgend moet worden aangepakt en/of het de (wisselende) inzet van meerdere disciplines/expertises vraagt;
- Niet door jou alleen te realiseren is, of in de huidige omstandigheden niet binnen jouw invloedsfeer ligt.
Let op: een project is lang niet altijd de meest aangewezen werkwijze om een opgave te realiseren
Welke werkwijze moet ik gebruiken?
Een project is lang niet altijd de beste werkwijze om een opgave uit te voeren. Er zijn genoeg opdrachten die beter af zijn met een andere aanpak.
Op basis van de voorspelbaarheid van een opgave kunnen we de onderstaande werkwijzen uit elkaar houden. Het is aan de betrokken om (liefst vooraf) vast te stellen welke werkwijze het meest past bij de opgave. Op deze manier zorg je dat de uitvoering van de opgave zo goed mogelijk verloopt.
Tip: wees jezelf bewust van de mogelijkheden, voordat je besluit een opgave projectmatig op te pakken. Wat je bijvoorbeeld improviserend of routinematig in de lijn goed kunt uitvoeren, moet je vooral niet tot project maken!
Verschillen tussen de werkwijzen
Lees hieronder de belangrijke verschillen tussen de verschillende opties. Projecten, programma’s en processen zijn alle drie vormen van een tijdelijke organisatie, maar kennen belangrijke verschillen.
Routine en improvisatie zijn de uitersten. Routine is aan de orde bij steeds terugkerende werkzaamheden die op dezelfde wijze worden uitgevoerd. Bij improvisatie ligt juist niets vast. Er wordt in korte tijd, ad hoc en met bestaande middelen, gewerkt aan een acuut probleem, maar zonder een vast plan. Gewoonweg omdat de tijd hiervoor ontbreekt.
Een project is bedoeld om één of meerdere concrete resultaten tot stand te brengen. De weg er naartoe is redelijk voorspelbaar en er zijn vooraf bindende afspraken over kwaliteit, opleverdatum en beschikbaar budget
Een programma is een verzameling van activiteiten waarmee een of meer doelen worden nagestreefd. Het programma zorgt voor samenhang tussen verschillende activiteiten, zodat de gewenste doelen met zo min mogelijk inspanning worden bereikt.
Voorbeeld “10% meer groen in de gemeente”
Een programmatische aanpak met als doel ‘10% meer groen in de gemeente’ kan met verschillende resultaten worden behaald. Met projecten (nieuwe groenzone of parken), aanpassingen in het regulier onderhoud (meer/minder/anders) of andere werkwijzen (zoals experimenten die voortkomen uit burgerparticipatie) wordt dit doel bijvoorbeeld gerealiseerd. Niet alles is even voorspelbaar, maar wel alles is gericht op de realisatie van het doel.
Voor een proces kiezen we als we te maken hebben met een (nog) niet duidelijk omlijnd vraagstuk en/of een op voorhand nog niet te benoemen oplossing. Het proces bestaat uit samenhangende activiteiten, waarmee de betrokkenen stappen in de gewenste richting zetten. Vaak gaat een procesbenadering vooraf aan een project of programma. De uitkomst van het proces leidt dan tot een scherpere definiëring van wat er moet gebeuren en welke aanpak hier het beste bij past.