Wat zijn de projectfasen?
Elk project doorloopt in beginsel vier fasen: initiatief, definitie, uitvoering en afronding. Na elke fase moet expliciet het besluit worden genomen om door te gaan, bij te stellen of te stoppen. Per fase verandert het beslag dat het project legt op mensen (zowel hun aantal als ieders inzet) en financiële middelen.
Bij elke fase hoort ook een standaarddocument:
- De initiatieffase eindigt met een projectopdracht van de ambtelijk opdrachtgever aan de projectleider en zijn/haar team
- De definitiefase eindigt met een projectplan dat de ambtelijk opdrachtgever en de projectleider (namens het team) met elkaar vaststellen
- De uitvoeringsfase eindigt met de oplevering van de concrete resultaten en de formele acceptatie daarvan door de ambtelijk opdrachtgever
- De afrondingsfase eindigt met een evaluatiedocument van projectleider en –team aan de opdrachtgever.
Uitleg van de verschillende fasen
De ambtelijk opdrachtgever verkent het idee met de potentiele projectleider. In deze verkenning wordt de afweging gemaakt of het project(resultaat) bestaansrecht heeft. De initiatieffase wordt afgesloten met een formeel document: de projectopdracht. In de projectopdracht wordt de scope van het project geschetst: de achtergronden, strategische overwegingen/prioritering voor het project, randvoorwaarden en een eerste beeld van het beoogde projectresultaat.
De projectleider stelt, in overleg met de ambtelijk opdrachtgever, een projectteam samen. Het projectteam heeft in deze fase de taak om het project scherp te definiëren en vorm te geven. Er worden afspraken gemaakt over de afbakening, deadlines, kwaliteitseisen etc. De projectstart-up (PSU) is belangrijk voor het maken van goede projectafspraken.
Tot slot van de definitiefase ondertekenen de ambtelijk opdrachtgever, de projectleider (namens het team) en eventueel andere betrokken (bijvoorbeeld eigenaren) het projectplan, waarin de afspraken over de uitvoering van het project zijn vastgelegd. Zonder ondertekend projectplan is er geen project.
Het team gaat nu concreet werken aan het beoogde projectresultaat. Dit is de langste en meest gecompliceerde fase van het project. In deze fase zijn samenwerkende teams verantwoordelijk voor deelprojecten of clusters van activiteiten. Mijlpalen zorgen voor duidelijkheid over de beslissingen die genomen moeten worden en maken voortgang meetbaar voor de opdrachtgever. In het fysieke domein wordt de uitvoeringsfase vaak gesplitst in een aantal deelfasen. Bij de oplevering van het projectresultaat controleert de ambtelijk opdrachtgever of het resultaat aan de vooraf gespecificeerde kwaliteitseisen voldoet. Gaat de opdrachtgever akkoord, dan wordt het projectresultaat overgedragen aan de gebruikers/eigenaar.
Vaak kan een projectresultaat niet in één klap worden overgedragen aan de gebruikers. Daarom ondersteunen de teamleden de gebruikers soms nog een tijd na de formele oplevering van het projectresultaat. Daarnaast moet in deze fase ook een projectevaluatie plaatsvinden. De bedoeling daarvan is de geleerde lessen uit het project expliciet te formuleren en over te dragen aan de organisatie, zodat volgende projectteams er hun voordeel mee kunnen doen. Ten slotte wordt het project formeel afgesloten (decharge).
