Project Start UP
Projectleiders en opdrachtgevers besteden vaak veel te weinig aandacht aan de definitiefase. Een project start dan vaak zonder een gemeenschappelijk en helder beeld van wat het nu eigenlijk inhoudt, wat het moet opleveren, wie waarvoor verantwoordelijk is, en welke inzet van mensen en middelen nodig is. Vaak wordt het resultaat dan niet bereikt, wordt de gewenste kwaliteit niet gehaald, en/of loopt het project uit in tijd en kosten.
Tip: ‘Bezint eer ge begint’ is dus een principe dat zeker ook voor projecten geldt.
Om tot een goed projectplan te komen zijn maar twee dingen nodig:
- tijd
- belangstelling
Projectstart-up (PSU)
Een belangrijk instrument voor het maken van goede projectafspraken is de projectstart-up (PSU). Dit is een bijeenkomst die vaak een tot enkele dagen duurt. Het projectteam en opdrachtgever werken tijdens de PSU samen de projectopdracht uit en scherpen deze aan. Het team stelt vervolgens een projectplan op om het geformuleerde projectresultaat te bereiken. Ook besteedt het team in de PSU tijd aan alle overige aspecten van het project waar goede afspraken over moeten worden gemaakt (begroting, projectorganisatie, communicatie, et cetera). Dit alles onder leiding van een PSU-begeleider.
De PSU is een workshop in de definitiefase, waarin het projectteam alle belangrijke onderdelen van het project bespreekt en uitwerkt. De PSU is daarom van belang voor een project. Het resultaat van de PSU is het projectplan in concept.
In de PSU ontwikkelt het projectteam ook het commitment aan het project en de teamgeest.
| Dag 1: – Aftrap door de opdrachtgever en collectieve intake – Projectdefinitie – Creatief structureren – Clusteren |
| Dag 2: – Uitwerken van WBS en planning – Beheers aspecten (planning, begroting, kwaliteit) – Teamvorming en samenstelling – Taakverdeling en werkwijze |
| Dag 3: – Risicoanalyse – Krachtenveldanalyse – Verwerken van materiaal en voorbereiden van presentatie – Presentatie door projectteam aan opdrachtgever – Maken van concrete werkafspraken |
Tip: Er is een handleiding beschikbaar voor het goed uitvoeren van een PSU. Binnen de organisatie zijn collega’s beschikbaar die de rol van PSU begeleider willen invullen.
PSU begeleiding
Wist je dat er in de organisatie PSU begeleiders beschikbaar zijn om het projectteam hierbij te begeleiden? Heb jij een projectopdracht aangenomen en wil je graag ondersteuning bij de opstart van een project?
- Stuur je aanvraag* naar: PSU@lansingerland.nl
- Bij voorkeur tenminste 3-4 weken voorafgaand aan de PSU
- Na aanvraag ontvang je binnen 2 werkdagen een bevestiging van je aanvraag
- Binnen 7 werkdagen na de aanvraag wordt een PSU begeleider beschikbaar gesteld
- Er wordt dan ook direct een afspraak voor intake gepland met de projectleider
*Aanvraag voor begeleiding van een PSU bevat:
- Projectnaam
- Naam Projectleider
- Beoogde datum/week PSU
- Korte toelichting en evt. wensen/aandachtspunten