Taken en verantwoordelijkheden van de opdrachtgever en opdrachtnemer

Sturing

De ambtelijk opdrachtgever en ambtelijk opdrachtnemer (projectleider) zijn de spil in het project. Samen geven zij sturing aan het project. Zij doen dit wel vanuit hun eigen taken en verantwoordelijkheden.

Ambtelijk opdrachtgever

• Een duidelijke opdracht geven bij de start van het project
• De noodzakelijke menskracht, materialen en financiële middelen leveren voor het project
• Het project vooruit helpen en status verlenen in de ogen van de omgeving
• Het beoordelen van het geleverde resultaat in alle opzichten: kwaliteit, levertijd, kosten
• Het eerste aanspreekpunt voor de projectleider en gesprekspartner van de projectleider bij voortgang en knelpunten
• Is samen met de projectleider verantwoordelijk voor de evaluatie van het project en maakt zich sterk om ervoor te zorgen dat de organisatie de lessen ook aanneemt bij volgende projecten

Tip: De term ‘ambtelijk opdrachtgever’ is in dit handboek bedoeld als verzamelnaam voor de persoon binnen de organisatie die dagdagelijks verantwoordelijk is voor én beslist over de te maken keuzes in het project. Vaak is dit iemand die vanuit een bestaande functie deze rol vervuld, bijvoorbeeld als directielid, teammanager of een programmaleider. Al dan niet als gedelegeerd opdrachtgever.

Projectleider (ambtelijke opdrachtnemer)

• Samen met de opdrachtgever een eerste beeld ontwikkelen van (de haalbaarheid van) het project
• Het (voorlopige) projectteam samenstellen in afstemming met de opdrachtgever
• Het organiseren van de projectstart-up (PSU); daarin met het team het project nader definiëren en een projectplan opstellen
• Vaststellen welke middelen en capaciteit het project nodig heeft
• Onderhandelen met de opdrachtgever over het definitieve projectplan en wijzigingen daarin
• Leidinggeven aan de uitvoering van het project door het projectteam
• Beheersen van de uitgaven, de projectvoortgang en de inzet van de mensen; toezien op de kwaliteit van het uitgevoerde werk
• Het verstrekken van voortgangsrapportages aan de ambtelijk opdrachtgever
• Problemen oplossen, bemiddelen in conflicten en coachen van teamleden
• Het team tot een sterk en enthousiast geheel maken, gecommitteerd aan het project
• De dagelijkse besluiten nemen en de belangrijkste voorleggen aan de opdrachtgever
• Beheren van relaties rond het project: met de opdrachtgever, lijnmanagers, gebruikers van het resultaat, de stuurgroep, de klankbordgroep
• Opleveren van het resultaat, conform de afspraken vastgelegd in het projectplan