Hoe bepaal je de projectopdracht (projectdefinitie)?
Laat het project niet starten voordat de definitie ervan duidelijk is. Voorkom dat het project in de problemen raakt omdat de verwachtingen van de verschillende betrokkenen niet met elkaar overeen komen. Neem daarom aan het begin de tijd om samen met de ambtelijk opdrachtgever de volgende negen bestanddelen van de projectdefinitie in te vullen.
Bestanddelen van de projectopdracht
Hieronder staan de negen bestanddelen van de projectopdracht. Deze zijn hieronder één voor één uitgelegd.
Projecten komen vaak voort uit geconstateerde problemen. De uitdaging is van de huidige situatie naar de gewenste situatie te komen. Stel de vraag: wat is het wenkend perspectief?
De aanleiding is de gebeurtenis die het project acuut maakt, die ertoe heeft geleid dat het project nu in gang wordt gezet. Stel de vraag: waarom nu?
De doelstelling van het project is het antwoord op de vraag naar de hogere ambitie, waaraan het project een bijdrage gaat leveren. Stel de vraag: waar moet het projectresultaat een bijdrage aan leveren?
Hier gaat het om bij een project. Een resultaat is tastbaar/zichtbaar, formuleer het als een zelfstandig naamwoord. Stel de vraag: wat is klaar als het project klaar is?
Een goede afbakening zorgt voor helderheid over wat wel tot het project behoort, en wat niet. Stel de vraag: wat valt buiten het project en krijgt de opdrachtgever niet?
De effecten van een project zijn de consequenties die de uitvoering van het project in de ruimste zin kan hebben, naast het bereiken van de beoogde doelen. Dit kan bedoeld of onbedoeld en positief of negatief zijn.
De gebruiker is degene voor wie het projectresultaat bestemd is, de doelgroep of klant. Stel de vraag: wie ervaart na oplevering plezier of last van het projectresultaat?
Benoem de factoren die bijzondere aandacht verdienen, omdat er niet of nauwelijks aan aangepast kan worden. Stel de vragen:
- Welke middelen zijn beschikbaar?
- Is er een uiterste opleverdatum?
- Welke kwaliteit moeten we minimaal leveren?
Benoem met welke andere projecten dit project een relatie heeft. Gebruik de kracht van andere ontwikkelingen, eerdere ervaringen en voorkom dubbelingen.
Tip: De projectleider stelt in overleg met de ambtelijke opdrachtgever een concept projectopdracht (projectdefinitie) op. Tijdens de PSU wordt deze door het projectteam uitgewerkt. Bespreking ervan met de opdrachtgever leidt vrijwel altijd tot verheldering en aanpassing van de opdracht. Dit komt de uitwerking van de aanpak én het uiteindelijke resultaat ten goede.
Voorbeeld
Stel, locatie ‘X’ in Lansingerland heeft veel potentie voor recreatie, maar er is nog geen manier gevonden om dit te benutten. De gemeente laat hiermee kansen voor werkgelegenheid, economische stimulans voor omliggende ondernemers en extra belastinginkomsten liggen. De gemeenteraad heeft het college opgedragen om de potentie deze collegetermijn te benutten (uitdaging). Verschillende ondernemers hebben zich de afgelopen jaren gemeld bij de gemeente om op deze locatie te ondernemen. Tijdens het jaarlijkse ondernemersdiner is de gemeente een gebrek aan daadkracht verweten. Dit heeft geleid tot een stevig debat in de gemeenteraad, waardoor dit nu hoog op de politieke agenda staat (aanleiding).
De gemeente Lansingerland groeit. Meer voorzieningen voor recreatie zijn daarin essentieel. Het college wil daarnaast economisch versterken en wil een aantrekkelijk vestigingsklimaat (doelstelling). Na goed onderzoek is besloten om een camping te realiseren met 100 staanplaatsen, 20 bungalows, een openbaar buitenzwembad en een campingwinkel. Daarnaast wordt een procedure opgesteld voor het vinden van een uitbater (projectresultaat). Er worden eisen gesteld aan de bouw van de camping; duurzaam en groen, binnen 8 maanden voltooid en de gemeentelijke kosten blijven binnen de 1 miljoen. Deze eisen worden nauwkeurig opgesteld. Ook worden eisen gesteld aan de bouwer en de uitbater, zoals 5% social return on investment door bijvoorbeeld inzet van mensen met minder kans op de arbeidsmarkt (randvoorwaarden). Het projectteam is verantwoordelijk voor het hele proces tot oplevering en vaststelling uitbater, inclusief het participatietraject. De opening wordt verzorgd door de uitbater en niet door het projectteam. Exploitatie ligt volledig in handen van de uitbater, net als het onderhoud (afbakening). De camping is vooral bedoeld voor gezinnen (gebruikers).
Tijdens de PSU denkt het projectteam na over eventuele effecten van de aanwezigheid van de camping. Deze kan leiden tot overlast in de zomermaanden, waardoor mogelijk meer inzet van toezicht nodig is. Ook wordt meer toestroom verwacht van bezoekers, die gebruik willen maken van het buitenbad. Niet zeker is of de huidige verkeersvoorzieningen hierin voorzien. En wie draait op bij eventuele extra kosten? Daarnaast biedt de aanzuigende werking mogelijk ook kansen voor ondernemers in de omgeving. Het projectteam krijgt de vraag van de opdrachtgever om in de verdere uitwerking van de aanpak te kijken hoe negatieve effecten beperkt kunnen worden en positieve effecten zoveel mogelijk vergroot. Ook wordt gevraagd om een goede risicoanalyse te maken voor de realisatie van de camping en de eventuele effecten (effecten). De opdrachtgever vraagt ook nadrukkelijk om goed de samenwerking te zoeken met het team duurzaamheid. Ook verwijst zij naar eerdere projecten waarbij participatie een belangrijk onderdeel van het project was. Het projectteam zelf ziet ook nog verbanden met het economisch beleid, groenbeleid en recreatiebeleid (relatie met andere ontwikkelingen).