Informatie

In een opgeruimde en handig ingerichte schuur vind je sneller wat je nodig hebt. Hoe meer spullen je erin kwijt moet, hoe groter het belang hiervan. Dit geldt ook voor informatie. Snelle toegang tot plannen, vastgelegde besluiten, verslagen of andere relevante informatie bevordert het werkproces enorm. Opslag en het beheer van informatie verdient dus aandacht. Soms ook vanwege wettelijke kaders (bijvoorbeeld de Archiefwet).

Maak daarnaast afspraken over wie, wanneer, welke informatie moet krijgen en hoe deze beschikbaar wordt gesteld.

Tip: een goed projectdossier is vindbaar en toegankelijk voor de juiste personen, is volledig en actueel.

Hoe groter de klus, hoe belangrijker dit wordt. In een project van enige omvang is daarom de aanwezigheid van een projectsecretaris/-medewerker van groot belang. Deze vervult de volgende taken:

• Het voorbereiden van overleggen met projectteam, opdrachtgever, stuurgroep, et cetera.
• Verslaglegging acties en besluiten.
• Projectadministratie en projectdocumentatie volgens afgesproken structuur.
• Verspreiding en verzending van informatie.

De vervulling van deze rol is essentieel en heeft invloed op het verloop van het project. Mede afhankelijk van ervaring, kennis en competenties worden deze taken vaak uitgebreid met het opstellen van voortgangsrapportages, overdrachtsdocumenten en het bewaken van procedures, planning en onderlinge afspraken. Al dan niet samen met de projectleider.