Wat is een project?
De gemeente Lansingerland ziet een project als volgt:
- Wanneer er een tijdelijke werkorganisatie is opgesteld;
- Voor het leveren van een uniek, scherp gedefinieerd resultaat;
- Binnen afgesproken tijd, budget en kwaliteitsnormen;
- Vastgesteld in een projectplan tussen opdrachtgever, projectleider en de eigena(a)r(en) van het eindresultaat.
Kenmerken van een project:
- Samenwerking in een tijdelijk projectteam;
- Fasering van het werk met ‘no-go’/’go’ besluiten en documenten; van initiatief tot afronding;
- Per fase kan het projectteam wisselen;
- Beheersing van tijd, geld en kwaliteit;
- Altijd een opdrachtgever en een opdrachtnemer;
- Tijdelijk en dus een duidelijk begin en einde.
Veelgestelde vragen
Omdat de opgave in de normale werkstructuur/organisatie (de lijn) niet zo doelgericht en efficiënt uit te voeren is. Een unieke opgave met een duidelijk resultaat, met hoge prioriteit en benodigde expertise uit verschillende teams, domeinen of zelfs organisaties brengt namelijk specifieke uitdagingen met zich mee.
Wil je je resultaat behalen, dan moet je daarvoor taken uitvoeren. Deze taken moeten geprioriteerd en verdeeld worden onder verschillende personen; op deze manier ontstaat een projectteam.
Waar je in je “normale” werk heldere afspraken maakt met je teamleider en je collega’s over wie wat doet, is daar in een nieuw projectteam nog helemaal geen sprake van. Omdat dit team een bijzondere en tijdelijke samenstelling kent, moeten er ook bijzondere en tijdelijke voorwaarden worden opgesteld: de inzet van mensen, geld en tijd moet worden vastgesteld en toegekend.
Projectmatig werken roept verschillende vragen op:
- Welke stappen zijn daarvoor nodig? En hoe blijf je op koers, terwijl allerlei verschillende belanghebbenden iets vinden van het resultaat, of van de weg ernaartoe?
- Hoe zorg je voor besluitvorming als er verschillende (beleids)domeinen van invloed zijn op jouw resultaat
- Wie financiert eigenlijk?
- Bij wie leg je verantwoording af over de voortgang?
Het antwoord hierop is dat het projectteam een formele opdrachtgever krijgt, die stuurt, maar ook helpt bij het organiseren van randvoorwaarden om het resultaat te behalen.
Projectmatig werken is een manier van organiseren en werken die je stapje voor stapje helpt bij het focussen op resultaat en prioriteit geven aan de belangrijke zaken. Ook laat het je goed laat nadenken voor wie je het doet en wie uiteindelijk met jouw resultaat aan de slag gaat (of moet). Dit zijn allemaal onderdelen waar je goed bij stilstaat op het moment dat jij de opdracht krijgt, of deelneemt aan het projectteam.
Het wel of niet toepassen van onze projectmethodiek is geen willekeur. Of zou het in ieder geval niet moeten zijn. En toch is het zeer plausibel dat de toepassing van alles wat in dit handboek staat beschreven een te zware aanpak lijkt voor een projectopgave. Zo zijn er projecten die bijna routinematig worden aangepakt met een herkenbaar en zich herhalend werkproces. Het uitgangspunt: stap niet af van de methodiek, maar varieer in de omvang en intensiteit van de toepassing ervan. Doe dit niet vanuit gemak, maar vanuit een bewust en gezamenlijk gemaakte keuze.
Ook binnen een team of afdeling werken mensen aan tijdelijke en nieuwe korte opdrachten of klussen die net iets anders zijn dat het dagelijkse routinematige werk. “wie vindt het leuk om…” of “we moeten snel even…” zijn vaak het begin van zo’n korte klus. Dit type opdrachten hebben geen volledige projectaanpak nodig. Wel zijn de elementen uit dit handboek een goed handvat om duidelijkheid te scheppen over het ‘wat’, ‘hoe’ en ‘waarmee’. Maar waar ligt dan die grens? Overleg met je opdrachtgever en bepaal samen wat de juiste aanpak is.