Projectcontrol
Hoe eerder je een achterstand oploopt, hoe meer tijd je hebt om weer op schema te komen
STEVEN WRIGHT
Eerder hebben we beschreven welke aspecten je helpen om grip te houden op het project. Het is belangrijk om vooraf afspraken te maken hoe het projectteam, samen met de opdrachtgever, deze grip organiseert. Met als uiteindelijke doel om het resultaat te behalen binnen afgesproken tijd, binnen afgesproken budget, et cetera. Wat hierbij helpt:
Zit je in een omvangrijk, complex en/of (politiek)risicovol project (Categorie B of C) dan is het aan te bevelen om een projectcontroller te betrekken. Deze rol is specifiek gericht op beheersing van het project en ziet erop toe dat de informatie voor beheersing op orde is. In dit geval staat de projectcontroller zowel het project als de opdrachtgever ten dienste. De projectleider/-manager blijft, samen met de opdrachtgever, verantwoordelijk voor het gehele project en de keuzes die daarin te maken zijn.
“een goed begin is het halve werk.” Gebruik hiervoor een PSU
bespreek periodiek de voortgang met je projectteam en de opdrachtgever. De planning is daarin een vast onderdeel. Net als de beheeraspecten.
Je maakt voorafgaand aan de uitvoering een inschatting. Maar de werkelijkheid kan anders lopen. Doe een check (tussenevaluatie) wanneer je ongeveer 10% van je project erop hebt zitten. Lopen jullie op schema? En wat zijn jullie verwachtingen voor de komende 90%? Liever nu bijsturen, dan achteraf concluderen dat het toch anders is gelopen dan verwacht.
“Bouw het dak voordat het gaat regenen.”
Niemand wordt graag overvallen door tegenslagen. Voorkomen is altijd beter dan genezen. Zit je in een risicovol project, dan is het aan te bevelen om vooraf met elkaar na te denken over hulpstructuren. Voor als het onverhoopt toch anders gaat dan gehoopt. Afwijken is echt wel toegestaan en soms heel erg wenselijk, mits het uitlegbaar is en je dit (liefst) tijdig aankondigt. Dit betekent dat je bewust, en op basis van de goede informatie, keuzes voorlegt om van je plan af te wijken. Gek genoeg is het op deze manier vaak uitdagend om tegenslagen het hoofd te bieden, in plaats van een enorme last.