Wat is het projectplan?
Het projectplan is het document waarin wordt vastgelegd wat het verwachte resultaat is, welke activiteiten plaatsvinden en hoe de uitvoering van het project van begin tot eind gemanaged wordt. In dit document staan duidelijke afspraken over de opzet en de uitvoering van het project waartoe de betrokken partijen zich verplichten. Het projectplan wordt ondertekend/geaccordeerd door de ambtelijk opdrachtgever en de projectleider.
Het projectplan helpt de projectleider en het projectteam bij de aanpak van het project. Met de nadruk op ‘helpt’. Het is deels een checklist en zet aan tot nadenken. Neem de tijd en maak het met aandacht.
Tip: het is niet de bedoeling dat het een geforceerde invul- of kopieeroefening wordt. Onderdelen die niet relevant zijn, kun je overslaan of minimaal beschrijven. Maar doe dit bewust en niet vanuit gemak. En doe het samen. Zo wordt een project(plan) een opgave van het hele team.
In het projectplan staan harde afspraken tussen de ambtelijk opdrachtgever en de opdrachtnemer en is als het ware een contract. Het projectplan is ook iets om op terug te vallen bij ‘gedoe’ of onduidelijkheid. Het ontbreken of half invullen van een projectplan levert altijd onnodig risico’s op en is nooit te rechtvaardigen. Ieder project is uniek. Dat unieke karakter wordt bepaald door de aard en omvang van het project, door de dominante beheersfactor(en) (bijvoorbeeld tijd of kwaliteit) en door de organisatie waar het project wordt uitgevoerd.
Een effectief projectplan bevat in ieder geval de volgende elementen
Beschrijving van het projectresultaat (wat is er precies klaar als het project klaar is?), de uitdaging, aanleiding, doelstelling, afbakening, effecten en randvoorwaarden en de relaties van het project.
Een overzicht en specificatie van de deelresultaten, de activiteiten die noodzakelijk zijn om deze te realiseren, en de fasering. Met andere woorden: hoe wordt het project uitgevoerd?
Alle afspraken over tijd, geld, kwaliteit, informatie, organisatie en communicatie. Kortom: met welke middelen/waarmee wordt het project uitgevoerd?
Analyse van wat er mis kan gaan en wat de projectactoren zullen doen om die risico’s te verminderen of liefst, te vermijden.