Hoe werkt de sturing van een project?
De sturing op een project verloopt via de opdrachtgever en de projectleider. Een opdrachtgever stuurt niet rechtstreeks een projectteamlid aan zonder toestemming van de projectleider. Het moet voorkomen worden dat de teamleden in een loyaliteitsconflict komen: kiezen tussen de belangen van het project, de opdrachtgever en de belangen van (hun) lijnmanagers of andere belanghebbenden. Het is aan de opdrachtgever om dit samen met de projectleider te managen. Zo krijg je het beste resultaat.
Let op: in dit handboek wordt met ‘projectleider’ ook ‘projectmanager’ bedoeld. Beide functienamen worden in de organisatie gebruikt.
De zandloper
De zandloper vormt de “ruggengraat” voor de besturing van elk project.
De zandloper geeft de relatie weer tussen de verschillende actoren die invloed hebben op de realisatie van het projectresultaat. Besluitvorming en eventuele bijsturing verloopt in dit beeld ‘verticaal’, maar is geen eenrichtingsverkeer.
Het slagen van een project valt of staat met de kwaliteit van het samenspel tussen bovenstaande actoren. Ieder vanuit de eigen rol, taken en bevoegdheden. En met oog voor de wereld van de ander.
Iedere actor begeeft zich namelijk in een andere dynamiek waar hij of zij de belangen van het project vertegenwoordigt. In de onderstaande groene driehoek vindt de daadwerkelijke realisatie van het projectresultaat plaats.
Uitleg bestuurlijke opdrachtgever en ambtelijke opdrachtgever
Tip: de term ‘ambtelijk opdrachtgever’ is in dit handboek bedoeld als verzamelnaam voor de persoon binnen de organisatie die dagdagelijks verantwoordelijk is voor én beslist over de te maken keuzes in het project. Vaak is dit iemand die vanuit een bestaande functie deze rol vervuld, bijvoorbeeld als directielid, teammanager of een programmaleider. Al dan niet als gedelegeerd opdrachtgever.
De bestuurlijk opdrachtgever is de bestuurder die politiek eindverantwoordelijk is voor de realisatie van het project en de beleidsmatige doelstelling(en). In de rode driehoek ligt dus de bestuurlijke/politieke eindverantwoordelijkheid voor het project. De bestuurlijk opdrachtgever zal met zijn of haar collega’s in het college besluiten op welke manier hij of zij namens het college vorm en inhoud geeft aan deze bestuursverantwoordelijkheid. Het is aan de bestuurlijk opdrachtgever om, namens het college, de raad haar controlerende en vertegenwoordigende rol te laten vervullen.
De ambtelijk opdrachtgever is verantwoordelijk voor het verstrekken van de projectopdracht aan de projectleider. De ambtelijk opdrachtgever is verantwoordelijk voor het continu beoordelen van het individuele project met als visie de bredere opgave. Hij of zij heeft hiervoor de lijnorganisatie en de controlorganisatie tot zijn of haar beschikking (roze driehoek).
In veel gevallen wordt gewerkt met een gedelegeerd opdrachtgever. In Lansingerland is de formele opdrachtgever in principe altijd een lid van het directieteam. De rol van een directeur als ambtelijk opdrachtgever kan direct, of op basis van delegatie, (deels) worden overgenomen door een gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever. Deze laatste is dan verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van het project. Dit is bijvoorbeeld vaak het geval bij de uitvoering van programma’s. Of bij kleinere projecten waar de noodzaak van de betrokkenheid van een directeur of bestuurlijk opdrachtgever niet nodig is.